Gedragsregels voor respectvolle communicatie en transacties

Gedragsregels voor respectvolle communicatie en transacties

1. Doel en toepassingsgebied

Deze gedragsregels gelden voor communicatie en transacties via yaventoq.com en voor contact tussen Yaventoq, bezoekers, klanten en andere personen die namens een klant handelen. Het doel is om vragen, bestellingen, leveringen, retouren, betalingen en eventuele geschillen op een duidelijke, zakelijke en respectvolle manier af te handelen.

Deze regels zijn bedoeld om wederzijdse verwachtingen te verduidelijken. Zij veranderen niets aan rechten die consumenten op grond van toepasselijke regels hebben en mogen niet worden gebruikt om een geldige klacht, retour, terugbetaling of ander recht te beperken.

2. Respectvolle communicatie

Wij verwachten van beide kanten een zakelijke en respectvolle toon. Kritiek, ontevredenheid of een klacht mag duidelijk worden uitgesproken. Het is daarbij belangrijk dat de communicatie gericht blijft op de bestelling, het product, de levering of het concrete probleem.

Niet aanvaardbaar zijn onder meer:

- bedreigingen of intimidatie;

- discriminerende of beledigende opmerkingen;

- herhaald schelden of persoonlijk aanvallende taal;

- doelbewust misleidende informatie;

- het verspreiden van persoonsgegevens van medewerkers of andere klanten;

- communicatie die uitsluitend bedoeld is om medewerkers te hinderen of onder druk te zetten.

Een stevige of kritische klacht wordt niet als ongepast beschouwd zolang zij feitelijk en zonder bedreiging of intimidatie wordt geuit.

3. Duidelijke en controleerbare informatie

Voor een correcte afhandeling van een bestelling is het belangrijk dat klanten juiste informatie verstrekken. Dit betreft onder meer naam, afleveradres, telefoonnummer, e-mailadres en, wanneer nodig, bestel- of zendingsgegevens.

Bij vragen over een bestaande bestelling verzoeken wij om het bestelnummer en een korte omschrijving van het probleem. Bij schade of ontbrekende onderdelen kunnen duidelijke foto’s helpen om de situatie te beoordelen.

Het bewust verstrekken van valse gegevens, gemanipuleerde bewijsstukken of misleidende informatie kan de beoordeling vertragen en kan gevolgen hebben voor de afhandeling voor zover dit wettelijk is toegestaan.

4. Communicatie over bestellingen

Bestellingen worden normaal binnen 1–3 werkdagen verwerkt voor verzending. De gebruikelijke bezorgtijd bedraagt 6–10 werkdagen. Afhankelijk van de beschikbare route kan levering plaatsvinden via USPS, DHL Express, UPS of FedEx.

Wanneer een klant vragen heeft over verwerking, verzending of levering, vragen wij om voldoende tijd voor een feitelijke controle van de order- en vervoersgegevens. Een verzoek wordt niet afgewezen enkel omdat een klant navraag doet naar een vertraagde of onduidelijke levering.

Bij een vertraging, vermissing of onjuiste levering wordt de situatie beoordeeld aan de hand van de beschikbare bestel- en verzendinformatie.

5. Verzendkosten en betaalinformatie

Voor bestellingen van € 96,99 of meer worden geen verzendkosten berekend. Bij bestellingen onder € 96,99 bedragen de verzendkosten € 6,99. Productprijzen zijn inclusief toepasselijke belastingen en buiten de vooraf vermelde verzendkosten worden geen extra kosten in rekening gebracht.

Wij vragen klanten nooit om volledige betaalkaartgegevens, wachtwoorden of beveiligingscodes per e-mail of telefoon te sturen. Indien verificatie nodig is, wordt alleen informatie gevraagd die redelijkerwijs nodig is om de bestelling of de identiteit van de verzoeker te controleren.

6. Retouren en terugbetalingen

Voor standaardproducten geldt een retourtermijn van 30 dagen. Een klant mag binnen de geldende voorwaarden een retour aanvragen zonder dat dit als ongepast gebruik van de klantenservice wordt beschouwd.

Wanneer een terugbetaling is goedgekeurd en door ons is vrijgegeven, is het bedrag doorgaans binnen 3–6 werkdagen zichtbaar via de oorspronkelijke betaalmethode. De uiteindelijke verwerkingstijd kan afhankelijk zijn van de bank of betaaldienst.

Bij een retourverzoek verwachten wij dat de klant de relevante bestelgegevens verstrekt en redelijke medewerking verleent aan de retourinstructies. Omgekeerd zorgen wij ervoor dat een geldig verzoek niet onnodig wordt vertraagd door irrelevante of buitensporige informatie-eisen.

7. Klachten en geschillen

Een klacht wordt beoordeeld op basis van feiten, bestelgegevens, communicatie en, waar relevant, foto’s of vervoersinformatie. Beide partijen worden geacht relevante informatie niet bewust achter te houden.

Wij streven ernaar eerst vast te stellen:

- wat er is besteld;

- wat er feitelijk is geleverd;

- welke communicatie al heeft plaatsgevonden;

- of sprake is van vertraging, schade, een verkeerd artikel, ontbrekende onderdelen of een andere concrete afwijking;

- welke redelijke vervolgstap beschikbaar is.

Het indienen van een klacht, negatieve beoordeling of formeel verzoek mag niet leiden tot benadeling van de klant. Tegelijkertijd geeft ontevredenheid geen recht op bedreiging, misleiding of misbruik van betaal- of retourprocessen.

8. Misbruik van transactieprocessen

De website en klantenservice mogen niet worden gebruikt voor frauduleuze of oneigenlijke doeleinden. Voorbeelden zijn:

- bewust meerdere tegenstrijdige verklaringen geven over dezelfde bestelling;

- een ontvangen product ten onrechte als niet ontvangen melden;

- schade veroorzaken en deze vervolgens als transportschade presenteren;

- betalingen doelbewust betwisten nadat een geldige levering is bevestigd, zonder eerst een redelijke toelichting te geven;

- retouren gebruiken voor andere producten dan de oorspronkelijk bestelde goederen.

Wanneer er concrete aanwijzingen zijn voor misbruik, kunnen wij aanvullende verificatie uitvoeren of de afhandeling tijdelijk opschorten voor zover dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Dit mag niet worden gebruikt om een legitieme consumentenvordering te blokkeren.

9. Bescherming van medewerkers en klanten

Persoonlijke gegevens van medewerkers, klanten of andere betrokkenen mogen niet zonder geldige reden openbaar worden gemaakt of gedeeld. Dit geldt onder meer voor privécontactgegevens, adressen, identificatiegegevens en betaalinformatie.

Wij behandelen communicatie zoveel mogelijk via de officiële contactkanalen. Hierdoor kan de voortgang beter worden vastgelegd en wordt voorkomen dat informatie versnipperd raakt.

10. Herhaalde of buitensporige communicatie

Wanneer een klant meerdere berichten over hetzelfde onderwerp stuurt, bundelen wij deze waar mogelijk in één dossier. Herhaalde berichten veranderen de volgorde van behandeling niet automatisch.

Wanneer communicatie uitsluitend bestaat uit herhaling, belediging of druk zonder nieuwe informatie, kunnen wij de communicatie beperken tot één passend kanaal of verzoeken om verdere communicatie zakelijk en inhoudelijk te houden.

Een dergelijke beperking mag nooit worden gebruikt om een openstaand inhoudelijk probleem of een geldig consumentenrecht te negeren.

11. Verantwoordelijkheden van Yaventoq

Yaventoq streeft ernaar:

- vragen feitelijk en zonder onnodige vertraging te beoordelen;

- geen misleidende informatie te geven over bestelling, levering of terugbetaling;

- klachten en retourverzoeken niet op persoonlijke gronden te benadelen;

- alleen informatie te vragen die relevant is voor de beoordeling;

- duidelijk te communiceren wanneer aanvullende controle of informatie nodig is;

- bestaande consumentenrechten te respecteren.

Wanneer een fout aan onze zijde wordt vastgesteld, wordt de passende vervolgstap beoordeeld op basis van de concrete situatie.

12. Verantwoordelijkheden van klanten

Van klanten wordt verwacht dat zij:

- correcte bestel- en contactgegevens verstrekken;

- relevante informatie tijdig delen;

- redelijk meewerken aan verificatie, levering, retour of onderzoek;

- geen medewerkers, vervoerders of andere betrokkenen bedreigen of intimideren;

- klachten en verzoeken zo concreet mogelijk formuleren;

- geen misbruik maken van betaal-, retour- of geschilprocedures.

Deze verwachtingen gelden wederzijds: ook onze communicatie moet professioneel, duidelijk en respectvol blijven.

13. Wanneer communicatie tijdelijk kan worden beperkt

In uitzonderlijke gevallen kan directe communicatie tijdelijk worden beperkt wanneer sprake is van herhaalde bedreiging, ernstige intimidatie, spam, technische aanvallen of ander gedrag dat de normale dienstverlening onmogelijk maakt.

Waar mogelijk blijft ten minste één passend communicatiekanaal beschikbaar voor noodzakelijke order- of consumentenkwesties. Een beperking van communicatie verandert niets aan verplichtingen die voortvloeien uit een reeds gesloten overeenkomst.

14. Praktische afhandeling

Voor een snelle en zorgvuldige behandeling helpt het wanneer een bericht één duidelijk onderwerp bevat en relevante bestelgegevens direct worden vermeld. Bij meerdere bestellingen of producten is het raadzaam per bestelling aan te geven welk probleem speelt.

Voor vragen over een levering, schade, retour of terugbetaling is e-mail doorgaans het meest geschikte kanaal omdat informatie en bijlagen dan schriftelijk kunnen worden vastgelegd. Telefonisch contact is eveneens mogelijk tijdens de aangegeven openingstijden.

15. Contact

Voor vragen over communicatie, een bestelling, levering, retour, terugbetaling of een lopend geschil kunt u contact opnemen via:

E-mail: happysupportkijul@yaventoq.com

Telefoon: +1 660 217 4382

Adres: 3245 Jennefer Dr, Saint Charles, Missouri 63301, Verenigde Staten

Klantenservice: maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 17:30. Gesloten in het weekend en op Nederlandse wettelijke feestdagen.